Система Orphus

Как я работаю с почтой

В конце прошлого года я сходил на тренинг Максима Дорофеева, а этот тренинг вскоре лёг в основу книги «Джедайские техники». На мероприятии было много разных не очень банальных приёмов по продуктивности, но один — подход к работе с электронной почтой — полностью взорвал мне мозг. На следующий день я внедрил его на рабочем и персональном почтовом ящике, а потом применил тот же подход и к почте проекта «Многочитал».

Начну с того, что в разное время я использовал разные программы и сервисы, но в итоге на компьютере я пользуюсь стандартным веб-интерфейсом Gmail (личная и рабочая почта отдельно), Яндекс.Почта для «Многочитал», а на Айфоне у меня стоит штатная Mail только для личной почты. Любые уведомления везде отключены.

Отметить как прочитанное

Первое, что мне взорвало мозг, что я воспринял достаточно скептично, но решил попробовать — это отмечать все письма как прочитанные. То есть я настроил фильтр таким образом, чтобы абсолютно все входящие сразу же помечались как прочитанные. Сделал я это для того, чтобы новая почта не отвлекала меня от текущих дел и не давала путаться в ещё необработанных письмах.

Вот, что на эту тему говорит Максим:

Если ваш инбокс практически пуст, но вы пользуетесь статусом «прочитанное/непрочитанное», то вновь поступившие письма (которые помечены как непрочитанные) неизбежно привлекают к себе больше внимания, оттягивая его от тех писем, что также лежат в инбоксе (то есть пока не обработаны), но уже прочитаны. Получается, что если вы прочитали письмо и не обработали его, то его шансы стать обработанным начинают снижаться (так как ему приходится конкурировать за ваше внимание со свежими письмами, отмеченными жирным шрифтом). В итоге появляется сила, подталкивающая вас к увеличению количества писем, которые вы прочитали, но не обработали.

Звучит немного дико, но я решил попробовать. И прижилось. Сделать это достаточно просто: необходимо в качестве условия для фильтра задать какую-нибудь непонятную фигню и, в случае несоответствия, пусть помечает письма как прочитанные.

Проверка по расписанию

Благодаря такому подходу я намного реже стал заглядывать в свой почтовый ящик и переживать по поводу неотвеченных писем. А даже если случайно и загляну — то не увижу там выделенных болдом новых писем, так что мой мозг не сможет за что-нибудь зацепиться.

Стараюсь проверять по календарю — выделяю по 20 минут на личную и рабочую почту утром и вечером. Иногда срываюсь, но всё же стараюсь соблюдать расписание.

Пустой инбокс

Как правило, я не храню в папке «Входящие» письма больше одного дня. Просто приучил себя, что при работе с почтой (по расписанию) сразу же отвечаю на письма, либо создаю задачу в Things.

Всю «обработанную» почту переношу в архив, где она хранится и не мозолит глаза. При этом, джимейловский поиск отлично работает и по заархивированным письмам, так что важные письма не пропадают.

Как работаю с рассылками

Также я поставил отдельный фильтр на рассылки. То есть выбрал все свои рассылки, в нёс их адреса в фильтр, который закидывает такие письма в папку «Рассылки» и помечает звездочкой. И теперь три раза в неделю пробегаюсь по этим письмам, изучаю, а потом убираю звездочки с прочитанных.

Другие мелочи

Ещё один небольшой лайфхак — в настройках Джимейла вместо значков включить текст для кнопок. Мозгу вроде как намного проще ориентироваться в буквах, чем в непонятных пиктограммах. Ну и я заметил, что меньше туплю при таком подходе, хотя конечно, это дело вкуса.

Так и живём. Мне нравится, что почта постепенно из источника страданий и огромного количества задач превращается в дружелюбный ненапрягающий инструмент, который помогает в общении и работе.

Поделиться
Отправить
Запинить
2017   Записи
Популярное